من إجراءات الأمن الذاتي للمحافظة علي الوثيقة؟
ننشر لكم إجابة سؤال من إجراءات الأمن الذاتي للمحافظة علي الوثيقة؟ والذي يتواجد ضمن منهج المرحلة الثانوية.
من إجراءات الأمن الذاتي للمحافظة علي الوثيقة
ويسعى طلاب وطالبات معرفة إجراءات الأمن الذاتي للمحافظة علي الوثيقة.
ويجب على المؤسسة تحديد مدة حفظ جميع الوثائق التي لديها .
ويتم الحفظ الدائم الوثيقة أو الائحة الاساسية للمؤسسة النظام الأساسي والسياسات الادارية والمالية ترخيص سجل الصادر والوارد من خلال عدة خطوات وهي:
حفظ لمدة 5 سنوات وهو سجل أعضاء مجلس الادارة سجل محاضر مجلس الادارة / سجل بعامين المؤسسة / سجل المستفيدين
وحفظ لمدة 10 سنوات: سجلات المحاسبة وما يتعلق بها
و يجب أعداد لائحة توضح نوع السجلات لتحديد مدة الحفظ
ويجب الاحتفاظ بنسخة الكترونية لكل ملف حفاظا على الملفات من التلف عند المخاطر.
إضافة لأنه يجب حفظ النسخ الالكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات او أي كلاود
ويجب حفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع اليها
ويتم وضع استراتيجية خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف
يتم اتلاف الوثائق والسجلات المنتهية مدة حفظها من خلال:
الية الإتلاف:
عن طريق الحاويات الخاصة لذلك
الفرامات المكتبية
الحذف من مواقع التخزين الإلكتروني
ويكون المسؤل عن الإتلاف هو قسم الشؤون الادارية.
